Voyages d’affaires : comment s’organisent les PME?

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Beaucoup de petites et moyennes entreprises se développent en partant à l’assaut de nouveaux marchés, ce qui implique un certain nombre de voyages d’affaires. Dans certains secteurs comme l’import/export, la santé ou l’aéronautique, les commerciaux et dirigeants se déplacent dans d’autres régions de France, voire du monde. Quelles sont les bonnes pratiques en ce qui regarde l’organisation de ces voyages?

Dans les TPE, la contrainte budgétaire est réelle

Les TPE sont de plus en plus attirées par le développement à l’international. Il représente en effet une opportunité en or pour trouver des débouchés commerciaux, notamment quand elles maîtrisent déjà bien leur marché local. Cette problématique ne concerne en effet pas tous les secteurs, mais dès lors que l’entreprise s’inscrit dans un marché concurrentiel mondialisé, la recherche de clients à l’international peut vite devenir une priorité. Si cet axe de croissance devient prioritaire aux yeux des dirigeants de l’entreprise, un budget voyage peut être dégagé. Un bureau est même parfois ouvert dans un nouveau pays.

Les moyens humains et financiers des petites entreprises demeurent limités. Des solutions similaires au tourisme sont privilégiées: compagnies low-cost, réservation sur des comparateurs aériens, location de véhicule ou hôtel étape. Cela reste un moment essentiel – à ne pas négliger – pour l’entreprise qui cherche à prouver la possibilité d’une expansion à l’international. La conquête de l’international ne doit se lancer que lorsque l’entreprise a les reins solides et est capable d’assumer les imprévus.

PME : des voyages d’affaires variés

Les besoins et conditions en termes de voyage d’affaires sont particulièrement hétérogènes entre les PME. Difficile en effet d’établir un profil type pour une catégorie d’entreprises qui peut compter entre 10 et 250 salariés.

Du côté des PME, il est très complexe d’établir un panorama global. Comment trouver une cohérence pour une catégorie d’entreprises qui peut compter de 10 à 250 employés?

Chez Okarito, on observe cependant quelques tendances fortes:

  • certaines PME sont internationales par leur secteur: elles commercialisent des solutions pour des grands comptes très sectorisés (santé, aéronautique). Lorsque son marché cible comporte 30 prospects dans 20 pays différents pour des contrat importants, il est important de savoir sauter dans un avion pour provoquer un rendez-vous.
  • certaines PME sont internationales par leur activité. Les entreprises de production réalisent par exemple de nombreux shootings à l’international. Une entreprise de 15 personnes dans ce secteur voyage parfois plus qu’une ETI de 600 personnes!
  • certaines PME ont réussi à sécuriser le marché français. Elles ont une « recette » de réussite, qu’elles vont tenter de répliquer, souvent en Europe. C’est notamment le cas de beaucoup d’entreprises de logiciel.

Beaucoup d’autres cas de figure existent bien sûr. Pour faire face à la concurrence, ces entreprises ont pour obligation d’envoyer leurs commerciaux à travers leurs différentes régions cibles. Néanmoins, rares sont celles qui disposent d’un service consacré au voyage d’affaires. Les commerciaux organisent souvent eux-mêmes leur tournées ou ont recours à un.e assistant.e. Sans mutualisation des coûts, ni outils dédiés, les PME paient généralement le prix fort pour des prestations modestes, qui s’apparentent à des prestations de tourisme.

Lorsque rechercher et réserver les vols, vérifier le respect du budget voyage, et maîtriser la comptabilité afférente au voyage d’affaires devient trop pénible, les PME ont parfois recours à des agences de voyage, soit physiques (réseau Selectour par exemple), soit digitales comme Okarito. Les agences digitales permettent souvent d’accéder à des tarifs plus compétitifs et à des interfaces plus modernes et mobiles pour les voyageurs.

Faut-il avoir recours à une société externe pour organiser ses voyages d’affaires?

Cependant, nombre de PME restent réticentes à l’idée de faire appel à une entreprise externe pour gérer leur budget voyage et accompagner leurs voyageurs dans l’organisation de leurs voyages d’affaires. Pour autant, certaines agences de voyage disposent désormais de solutions à même de satisfaire le plus exigeant des voyageurs, tout en garantissant une optimisation importante du budget voyage (Okarito permet en moyenne à une entreprise de réduire son budget voyage de 20%).

De plus, les agences en ligne comme Okarito se sont appuyées sur les évolutions du comportement en ligne des voyageurs. Elles proposent une interface au plus proche de ce que les voyageurs ont l’habitude d’utiliser, notamment pour partir en vacances.

Conséquence? Elles offrent des prestations centrées sur l’utilisateur, tout en restant adaptables au besoin spécifique des dirigeants. Elles optimisent également la gestion comptable et administrative des voyages d’affaires, tâche que personne ne se bat pour assumer au sein d’une PME!

Ces solutions assurent un gain économique certain pour les entreprises, mais aussi des voyages de meilleure qualité pour leurs collaborateurs, un allègement des démarches administratives, et un réel soutien pour les voyageurs.

L’évolution du modèle économique des agences de voyages

Il y a quelques années, les PME étaient contraintes de passer par un professionnel du tourisme pour réserver leurs voyages. Mais depuis les années 90 et l’avènement d’Internet, les habitudes des voyageurs ont bien changé. Depuis un navigateur web, les réservations de transport et d’hôtellerie sont facilement accessibles, à des tarifs très compétitifs. Et petit à petit, les PME ont tenté de réaliser des économies en n’externalisant plus leur budget voyages. Cette évolution a incité les agences à adapter leurs modèles économiques dans le but d’améliorer leurs services tout en diminuant leur impact financier. Okarito, par exemple, propose un service tout-en-un, 100% gratuit pour les entreprises.

Certains acteurs cherchent également à adresser les PME en même temps que les grands comptes, mais priorisent souvent ces derniers, notamment dans l’accompagnement des voyageurs ou dans le développement de nouvelles fonctionnalités. Comment leur en vouloir, lorsqu’une entreprise du CAC40 réalise parfois 1000 ou 10.000 fois plus de volume qu’une PME?

Trois bonnes raisons de faire appel à un expert pour l’organisation de ses voyages d’affaires

Budget maîtrisé, amélioration des conditions de voyage des commerciaux, simplicité administrative… Autant d’avantages qui incitent de plus en plus d’entreprises à avoir recours à une agence de voyage en ligne dédiée aux PME. En effet, celles-ci connaissent parfaitement les problématiques des PME relatives au voyage: assurances, visa, saisonnalité des prix, en plus d’avoir une connaissance poussée des différents transporteurs, et accès à des prix négociés. La prestation est immédiatement rentabilisée par ces tarifs, inaccessibles au grand public.

Un expert du voyage d’affaires s’adapte également aux besoins spécifiques de ses clients pour offrir des solutions personnalisées, et réalise parfois l’impossible lors d’un voyage. Cela représente une charge en moins pour l’entreprise et son collaborateur en déplacement, qui pourra se dédier au développement de l’entreprise et profiter de transports et d’hébergements de qualité, choisis avec soin. Il est également intéressant de centraliser l’ensemble des dépenses auprès d’un interlocuteur unique, qui sera capable d’émettre une seule facture en fin de mois, et de vous apporter davantage de visibilité sur votre dépense voyage en temps réel.

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