Un exemple de politique de voyage efficace

Dans cet article, nous allons vous présenter un exemple de politique de voyage efficace et acceptée par tous vos collaborateurs.

Okarito est une plateforme de gestion des déplacements professionnels qui permet de centraliser toutes les réservations de ses collaborateurs. Nous accompagnons quotidiennement les entreprises qui utilisent notre plateforme dans la définition et l’optimisation de leur politique voyage d’entreprise afin de renforcer son efficacité.

Les entreprises du monde entier sont impactées directement par la crise sanitaire du Covid-19. Une grande majorité a vu son activité nettement diminuer mettant en péril leur avenir. Nul ne sait réellement comment va reprendre l’activité dans les semaines, les mois à venir ni quelles entreprises vont réussir à redresser le cap.

Cependant, une chose est sûre. Toutes les entreprises vont chercher à optimiser leurs dépenses. Cela va passer par une réduction globale des coûts. Les frais engendrés par les déplacements professionnels constituaient, avant la crise sanitaire, le deuxième poste de dépenses le plus important pour les entreprises après les salaires. Pour réduire ces frais, les entreprises vont devoir revoir leur gestion de leurs voyages d’affaires.

De nombreuses entreprises disposent d’une politique de voyage d’entreprise (PVE) pour contrôler et encadrer les dépenses de leurs collaborateurs. En moyenne, ces sociétés constatent une réduction de leur budget voyages de l’ordre de 20%. Dans les prochains mois, pour optimiser leurs dépenses, beaucoup d’entreprises vont devoir mettre en place une politique de voyage tandis que celles disposant déjà d’une PVE vont revoir certains points.

Dans cet article, nous allons vous présenter les différents intérêts d’une politique de voyage et vous indiquer un exemple de politique de voyage efficace.

Qu’est-ce qu’une politique de voyage ?

Une politique de voyage d’entreprise (PVE) est un document, consultable à tout moment par les salariés, qui définit toutes les règles imposées par l’entreprise pour l’organisation de déplacements professionnels : budget à ne pas dépasser par réservation, compagnie à privilégier, modalités de remboursement des frais engagés… Elle vise à encadrer et contrôler les dépenses, assurer la sécurité des collaborateurs et guider le collaborateur dans sa démarche de recherche et de réservation.

Quels éléments doit-on mentionner dans une politique de voyage ?

La politique de voyage fait office de règlement intérieur en matière de réservation de déplacements professionnels. Il est donc important d’étudier tous les cas problématiques avant de rédiger la PVE. Chaque collaborateur pourra ainsi obtenir une réponse lors de sa prochaine réservation.

Les éléments essentiels dans une politique de voyage sont :

  1. Budgets à respecter par réservation
  2. Classes de réservation autorisées
  3. Processus de validation internes
  4. Modalités de remboursement des frais

Budgets à respecter par réservation

Pour effectuer des économies sur les dépenses voyages, il faut d’abord mettre en place des budgets adaptés à chaque type de réservation que le collaborateur devra respecter.

Ce budget prend la forme d’un budget par billet ou par nuit à ne pas dépasser. Cela permet de réduire drastiquement les abus mais aussi d’orienter les collaborateurs vers les réservations les plus économiques.

Modalités de remboursement des frais

Dans beaucoup d’entreprises encore, les collaborateurs avancent les frais lors des déplacements.
Ensuite, ils doivent justifier ces frais via leurs notes de frais pour obtenir un remboursement.
Les budgets fixés dans la PVE permettent au collaborateur de savoir jusqu’à quel montant de remboursement il pourra obtenir.

Classes de réservation autorisées

Au-delà du budget à ne pas dépasser, il est pertinent préciser les classes de réservations autorisées par type de collaborateur et de déplacement.

D’une part, tous les salariés ne vont pas forcément être soumis aux mêmes règles de déplacements en fonction de leur niveau hiérarchique.

D’autre part, tous les déplacements ne seront pas soumis aux mêmes règles. Leur durée, leur fréquence… vont influencer la définition des règles de réservation.

Pour réduire les dépenses, certaines entreprises obligent leurs salariés à toujours opter pour les réservations les moins chères et donc celles présentant le moins de confort. C’est une pratique communément adoptée par les entreprises que l’on appelle “best buy”.

Cependant, l’un des buts de la politique de voyage est d’assurer le confort et la productivité des collaborateurs en déplacement.

Ainsi, au-delà d’une certaine durée, il sera préférable d’opter pour un billet de train en 1ère classe ou d’avion en premium economy. Tous ces différents cas de figures doivent être traités et présenter une réponse au sein de la PVE.

Compagnies privilégiées

Demander à ses collaborateurs d’avoir recours à des compagnies spécifiques comportent plusieurs avantages.

D’une part, l’entreprise se doit d’assurer la sécurité de ses collaborateurs en déplacement. Nous avons écrit un article sur le duty of care.
Ainsi, l’entreprise peut décider de refuser les réservations auprès de certains compagnies qui n’offriraient pas des conditions de sécurité et de confort suffisantes pour ses collaborateurs.

D’autre part, en sélectionnant les compagnies, l’entreprise peut ensuite négocier des réductions auprès de ces compagnies en fonction du volume dépensé chaque année.

Processus de validation internes

Les réservations peuvent ne pas être toujours conformes au budget indiqué. Hausse des prix due à une forte demande, horaires impossibles, réservations tardives sont autant de raisons qui peuvent l’expliquer. 
Ainsi, pour garder le contrôle sur ses dépenses, l’entreprise doit mettre en place un système de validation des réservations. Certaines imposent même une validation systématique.
Il est donc important de préciser dans la politique de voyage qui sont les validateurs. Cela permettra à un collaborateur de pouvoir contacter directement son validateur si besoin.

Par ailleurs, la politique de voyage de l’entreprise doit être très facilement accessible par tous les collaborateurs. Chaque modification doit faire l’objet d’une communication afin qu’elle soit bien intégrée par tous.
Toutes ces mesures permettent une bonne assimilation et acceptation de la PVE.

Comment mettre en place une politique de voyage efficace ?

Définir ses objectifs

Avant de rédiger une politique de voyage, il est important de savoir quels sont les objectifs de cette politique. Pour beaucoup d’entreprises, la PVE s’inscrit dans une démarche de réduction des coûts sans pour autant négliger le confort et la sécurité des collaborateurs.

Ces objectifs ainsi fixés permettront ensuite un meilleur encadrement des réservations au sein de la politique.
Par ailleurs, il est pertinent d’inclure des salariés voyageurs dans l’élaboration de la politique de voyage.
Cela permet d’obtenir des retours constructifs d’expériences de voyages d’affaires sur les coûts propres à l’entreprise mais aussi les besoins des collaborateurs.
Cela permet également de traiter des scénarios que nous n’aviez pas forcément identifiés.

Offrir de la flexibilité aux salariés

Pour que la politique de voyage soit efficace, elle doit être acceptée et appliquée par l’ensemble des collaborateurs.

Toute la communication autour de la mise en place ou de la modification d’une politique de voyage doit être particulièrement soignée.
Pour faciliter l’adhésion, il est préférable de laisser de l’autonomie aux collaborateurs tout en leur fixant des règles de réservation à respecter.
Cependant, pour ne pas les frustrer , il faut leur laisser plusieurs choix.
Par exemple, pour une réservation d’hôtel, il convient d’indiquer un budget par nuit à ne pas dépasser sans pour autant obliger à réserver dans un hôtel en particulier.

Définir une politique cohérente avec les valeurs de l’entreprise

La politique de voyage d’une entreprise doit refléter les valeurs de l’entreprise.
Par exemple, une entreprise au fonctionnement très libre ne pourra faire accepter à ses collaborateurs une politique de voyage très restrictive et vice versa.

Utiliser une plateforme pour optimiser sa gestion des voyages d’affaires

De nombreuses plateformes sont apparues ces dernières années pour permettre aux entreprises de mieux gérer leurs déplacements professionnels.
Nous avons écrit un article pour vous aider à sélectionner la solution qui répond le plus à vos attentes. Vous pouvez y accéder directement ici.  

Ces plateformes vous permettent d’intégrer votre politique de voyage et de centraliser le processus de workflow autour des validations.
Ainsi, aucun salarié ne peut se soustraire aux règles de la politique de voyage.

Utiliser de tels outils permet également de digitaliser voire de mettre fin aux notes de frais.

Ces plateformes proposent des paiements directement via le compte de l’entreprise.
Ainsi, toutes les parties sont gagnantes : les collaborateurs n’avancent plus de frais et peuvent se rendre plus productif sur le temps utilisé auparavant à traiter les notes de frais.

Ainsi, une politique de voyage efficace est une politique qui permet de :

  1. Réduire ses dépenses voyages
  2. Gagner du temps au quotidien
  3. Assurer la sécurité et le confort de ses collaborateurs
  4. Guider ses collaborateurs dans leurs réservations
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