Le top 8 des solutions de gestion des déplacements professionnels

Dans cet article, nous allons vous présenter les meilleures solutions de gestion des déplacements professionnels.

Après plusieurs années à travailler dans le secteur, nous les connaissons sur le bout des doigts et sommes ravis de vous faire gagner du temps dans votre recherche.

Fini les emails, les devis par téléphone ou les billets d’avion réservés sur Skyscanner avec votre carte bleue personnelle. Désormais, les employés sont mobiles et exigeants: ils ont besoin de solutions dédiées pour gérer leurs déplacements pro. Voici les 8 meilleures solutions de gestion des voyages d’affaires qui feront de la gestion de vos déplacements pro un véritable jeu d’enfants. Les applications que vous allez découvrir permettent de réserver avion et hôtel, de centraliser la facturation des déplacements et parfois d’apporter un service client de qualité à vos voyageurs d’affaires.

Comment choisir sa solution de gestion de voyages d’affaires?

Réserver ses voyages d’affaires sur un site dédié au tourisme est loin d’être idéal. C’est un process fastidieux et coûteux, mais qui peut facilement être optimisé. Pour cela, il s’agit de choisir les bons outils !

Mais face à la multiplication des solutions, choisir n’est pas toujours évident. Pour vous aider, notre équipe vous propose de découvrir 8 applications de gestion des déplacements professionnels.

Les (meilleures) applications de gestion des voyages d’affaires

De la solution de déplacements pro la plus simple à la plus complexe, il y en a pour tous les goûts!

1- Okarito

Okarito app

Okarito a pour avantage de se spécialiser dans le voyage d’affaires, avec un effort important apporté à la qualité et au prix de l’inventaire. Elle permet à la fois aux équipes de regagner en autonomie, puisque les voyageurs peuvent réserver en autonomie sans avancer les frais, mais aussi à l’équipe finance de pouvoir avoir une visibilité sur l’ensemble des réservations et mettre une politique voyage simple.

En plus d’une plateforme de réservation des voyages d’affaires, Okarito propose un service client 24/7 gratuit en cas de question ou de problème lors d’un déplacement pour un voyageur. C’est autant de travail en moins pour la personne dédiée au voyage dans l’entreprise.

Okarito est parfaitement adaptée aux entreprises multinationales de 500 employés environ, avec une ou plusieurs entités de facturation. La solution s’intègre parfaitement avec vos reportings et votre comptabilité analytique si besoin. Vous pourrez savoir en temps réel où se situent vos voyageurs (ce qui vous permet de travailler sur le duty of care)

2- Concur

Concur app

Concur associe la gestion des notes de frais à la réservation de voyages d’affaires. L’entreprise américaine, filiale de SAP créée en 1993 est utilisée principalement par les grands groupes et ETI de plus de 700 salariés. Cet outil propose une suite complète de gestion des  frais et des déplacements professionnels. Les soucis: l’application gère moins bien les déplacements en train que d’autres plateformes (on ne se déplace pas beaucoup en train in the US!).

3- Egencia

Egencia app

Egencia a été fondée en 2002 et était une entreprise française avant de rejoindre le groupe Expedia. Ils bénéficient en partie de l’inventaire compétitif de Expedia dans une interface pensée pour les professionnels. D’après nos retours, l’implémentation de Egencia peut prendre plusieurs mois: elle est pertinente à partir de plusieurs millions d’euros de réservations de voyages d’affaires. L’innovation de Egencia était de proposer une plateforme en ligne doublée d’une assistance voyageur au téléphone et par email (facturée une dizaine d’euros par interaction). L’outil permet de mettre en place des politiques voyage complexe et donne une vision centralisée de l’ensemble des déplacements de l’entreprise.

4- Notilus

Le paramétrage de Notilus est assez complet. L’application est entièrement française et disponible en 6 langues. Les tarifs sur devis s’adapteront à la taille et aux besoins de votre compagnie. Notilus propose également une solution de gestion de notes de frais, ce qui en fait un outil tout-en-un puissant.

5- Travelperk

Travelperk est une nouvelle solution de gestion des déplacements professionnels, créée en 2016 à Barcelone. Ils ont une interface plus simple et épurée que d’autres solutions plus traditionnelles. Ils offrent aussi un inventaire plus étoffé que certaines autres solutions. Ils offrent une version gratuite (sans système d’approbation, politique voyage, et au service client restreint) qui permet de tester la plateforme. La version “Premium” de la plateforme coûte ensuite 15€/réservation.

6- Rydoo

Rydoo est une application simple à utiliser pour la gestion des notes de frais, qui permet notamment de repérer automatiquement les doublons quand vous prenez deux fois en photo le même justificatif. L’application permet aux managers de valider en temps réel les dépenses et au top management d’intégrer la politique de gestion des dépenses, en ajoutant les différentes filiales et succursales. Les données et rapports peuvent être directement exportés sous plusieurs formats ainsi que vers les principaux logiciels comptables, le tout pour une centaine d’euros seulement par voyageur et par an.

7- myCWT

myCWT est l’application de l’agence CWT, agence leader dans le monde du voyage d’affaires! Avec des clients parmi des entreprises du CAC40, sa réputation n’est plus à faire. CWT est une agence complète de réservation de voyages d’affaires, qui couple à une interface en ligne plusieurs plateaux affaires qui répondent à vos voyageurs et les aident à planifier leurs déplacements professionnels. L’application myCWT est la dernière innovation du groupe CWT, traditionnellement plus orienté vers du travel management dit “offline” (au téléphone et par email). CWT est implémenté avec succès dans de grosses entreprises, et permet la mise en place de politiques voyages complexes, des reportings complets et le chargement de vos tarifs négociés par exemple. Le setup est cependant souvent un peu plus long que les solutions ‘online’ (il faut compter quelques mois).

8- KDS

KDS est un peu une exception dans cette liste, puisqu’il s’agit d’un logiciel de gestion des déplacements professionnels, à utiliser en surcouche au dessus d’une agence de voyages traditionnelles (comme American Express Travel par exemple). KDS apportera donc une interface en ligne de réservation de voyages pour vos collaborateurs, mais le contenu proposé sera celui de votre agence de voyages. KDS ayant été racheté par American Express Travel, leur intégration est croissante.

En conclusion

Le choix d’un logiciel de gestion des déplacements professionnels est stratégique, puisqu’il s’agit de choisir un outil qui correspond aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il est nécessaire de faire un audit détaillé de vos besoins.

Pour une entreprise dont l’activité ne génère que peu de déplacements, un excel regroupant les programmes de fidélité des collaborateurs et un site de réservation comme Expedia peut suffire. En revanche, si votre activité nécessite beaucoup de déplacements professionnels et génère un volume important de notes de frais, il est préférable d’opter pour une solution adaptée. Comme Okarito, il faut qu’elle intègre un inventaire élargi (pour éviter que vos voyageurs n’aillent voir ailleurs!), élimine les problématiques d’avance de frais et permette à la direction financière d’avoir un contrôle en temps réel sur les dépenses engagées.

Découvrez Okarito, solution gratuite de réservation des voyages d'affaires.

Remi Duvoux

Cofounder of Okarito. In charge of product.

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2 réponses

  1. avril 6, 2020

    […] Si vous avez besoin d’aide pour choisir une solution, vous pouvez également lire notre article: Top 8 solutions de gestion des déplacements professionnels […]

  2. avril 19, 2020

    […] Devant la montagne de notes de frais, vous ressentez le besoin de mettre en place un logiciel de gestion des déplacements pro? Découvrez dans cet article ce qui fait une bonne solution de voyages […]

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