Fonctionnalités de gestion d’une solution de voyages d’affaires

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Suite à notre article sur l’inventaire, nous voulions revenir sur les fonctionnalités de gestion essentielles d’une bonne solution de gestion pour voyages d’affaires.

Votre entreprise se développe? Vous ressentez le besoin de mettre en place une solution de gestion des voyages d’affaires? Devant la montagne de notes de frais, vous ressentez le besoin de mettre en place un logiciel de gestion des déplacements pro? Découvrez dans cet article quelles sont les fonctionnalités de gestion d’une bonne solution de gestion des voyages d’affaires.

Qu’est ce qui fait une bonne solution de gestion pour voyages d’affaires?

Voici les 4 points principaux qui font à notre sens une bonne solution de gestion des voyages d’affaires:

  1. L’inventaire
  2. Les fonctionnalités de gestion
  3. L’ergonomie
  4. Le support voyageur

Dans cet article, nous allons traiter du second point, les fonctionnalités de gestion d’une solution de gestion des voyages d’affaires.

Fonctionnalités de gestion d’une solution de voyages d’affaires

Informations des voyageurs

La première fonctionnalité importante d’une bonne solution de gestion des voyages d’affaires est la centralisation des données voyageurs: il est essentiel que le logiciel enregistre les données de voyage des collaborateurs (de manière sécurisée!).

Ainsi, si la solution de voyages d’affaires enregistre les données de passeport, la date de naissance ou la nationalité des collaborateurs, elle permet à un collaborateur A de réserver pour un collaborateur B sans le déranger: c’est un gain de temps et de sérénité quand on voit à quel prix les prix des billets d’avion ou de train peuvent évoluer rapidement!

Facturation

La deuxième fonctionnalité critique est une simplification radicale de la gestion comptable des déplacements professionnels.

Ainsi, il faudra attendre de votre solution des gestion des voyages d’affaires qu’elle centralise la totalité des réservations et simplifie le processus de comptabilisation.

Vous pourrez ainsi dire adieu aux notes de frais, et faire gagner du temps au voyageur comme au service comptable.

Politique voyage et validation

La dernière fonctionnalité clé est la mise en place de votre politique voyage dans l’outil, afin de vous assurer que les voyageurs respecteront les règles lors de leurs réservations.

Il peut être intéressant de mettre en place des circuits de validation (un ‘validateur’ peut valider les demandes de réservations de ses collègues comme sur Okarito).

Si vous n’avez pas de poltitique voyage en place, vous pourrez avoir envie de mettre en place une politique voyage intelligente, qui s’adapte automatiquement aux prix du marché pour éviter les réservations abusives.

Vous êtes en train de choisir votre solution de gestion de voyage d’affaires? Découvrez notre article sur comment choisir son agence de voyage professionnelle!

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