5 astuces pour faire une réservation de groupe d’hôtel

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Faire une réservation de groupe d’hôtel peut être un processus long et pénible. Vous pouvez donc retrouvez ci-dessous 5 conseils pour économiser et gagner du temps lors de votre recherche et réservation.

Comment faire une réservation de groupe d’hôtel?

  1. Définissez vos besoins pour votre groupe
  2. Contactez le plus d’hôtels à l’avance
  3. Négociez le prix avec l’hôtel
  4. Négociez des services additionnels
  5. Prenez des tarifs flexibles

Définissez vos besoins pour votre groupe

Avant de vous lancer dans la recherche d’un hotel pour votre groupe, vous devez impérativement bien lister toutes vos contraintes et vos besoins. Cela vous évitera de perdre du temps lors de votre recherche. Renseignez vous donc sur les trajets de l’ensemble des voyageurs de votre groupe afin de coordonner les transferts, les arrivées et les départs.

Etablissez également un planning de vos activités lors du séjour. Cela vous permettra d’anticiper vos besoins. Par exemple, il est possible que vous ayez besoin de salles de réunion pour organiser des activités de team building. Vous pouvez également lister les activités, restaurants que vous prévoyez en dehors de l’hôtel. Cela vous permettra d’affiner votre recherche géographique.

Si votre réservation de groupe est pour un salon professionnel, vous pouvez trouvez ici un article pour le préparer au mieux

Contactez le plus d’hôtels possible et le plus tôt possible

Si votre réservation de groupe se passe pendant une période de haute saison, il est impératif de s’y prendre plusieurs mois à l’avance. C’est également le cas si vous vous déplacez pour un événement spécifique comme un salon, une conférence, un événement sportif ou la fashion week par exemple. LEs hôtels sont souvent pleins plusieurs mois à l’avance et il peut donc être très compliqué de trouver un logement convenable par la suite.

Une stratégie obligatoire est de contacter le plus d’hôtels possible. Ce n’est qu’en faisant ce travail indispensable que vous pourrez repérer les bonnes affaires. Cela vous permettra également de faire jouer la concurrence entre les hôtels et donc de tirer les prix vers le bas.

Négociez le prix avec l’hôtel

Une fois que vous avez choisi votre hôtel, n’hésitez pas à négocier avec leur commercial. Si vous avez l’habitude de vous rendre régulièrement à cette destination, faites valoir le fait que vous êtes un client régulier. En faisant une réservation de groupe, vous permettez à l’hôtel d’améliorer son remplissage. Il est donc normal de demander une réduction.

Pour vous aider dans ce travail de négociation, il peut être très utile de prendre les services d’une agence de voyage. En effet, une agence aura l’expérience pour mener cette négociation. Elle aura également plus de poids dans les discussions grace à son réseau et sa forte base de clients. Okarito ainsi permet à ses clients une économie entre 20 et 30% par rapport aux tarifs publics.

Négociez des services additionnels

Une fois que vous avez négocié le prix des chambres, il est temps de demander des services additionnels. Vous pouvez ainsi inclure des petits déjeuners, des frais de transferts, des chambres avec vue, des accès au spa ou au sport dans votre tarif.

Réservez des tarifs flexibles

En général, une réservation de groupe implique le paiement d’une somme importante à l’hôtel. Dans un contexte de pandémie et d’incertitude sur les déplacements, il est important de garder une flexibilité. Exigez donc un tarif flexible qui vous permettra d’annuler sans frais jusqu’à quelques semaines voir quelques jours avant l’arrivée. Chez Okarito, nous conseillons systématiquement nos clients de prendre des options flexibles. Cela a permis d’éviter des pertes de plusieurs milliers d’euros pour certains voyageurs.

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