Le remboursement des frais lors d’un déplacement professionnel

Remboursement des frais de déplacement professionnel.

Pour rendre visite à un client, un fournisseur ou encore participer à un salon, un salarié peut être amené à se déplacer. Lors de ce voyage, il va payer des frais supplémentaires pour se loger, se restaurer ou encore se déplacer. Même si sa fonction ne l’implique pas ou s’il n’a pas de clause de mobilité dans son contrat, un salarié, en règle générale, ne peut refuser de se déplacer sauf quelques cas dont un concerne la prise en charge de ces dépenses. Pour le salarié, il est donc important de savoir avant son déplacement professionnel quel remboursement il va toucher pour tous ses frais.

Un remboursement obligatoire des frais

Par disposition, l’employeur doit rembourser tous les frais de transports, d’hébergement et de repas liés au déplacement professionnel d’un collaborateur.

Comme le prévoit la convention collective Syntec applicable à l’entreprise, ce remboursement peut être forfaitaire, à la suite d’un accord entre le salarié et l’employeur au préalable, ou sur justification des frais engagés. Dans ce cas, le salarié se doit de conserver tous les justificatifs de paiement des frais engagés pour son remboursement.

Cependant, l’employeur peut décider de limiter le remboursement aux dépenses strictement nécessaires. Pour cela, il se doit de notifier le salarié directement ou via la politique de dépenses de l’entreprise.

Cotisations sociales liées au remboursement 

Pour l’employeur, il existe une limite d’exonération de cotisations sociales pour tous les remboursements de frais professionnels.

Ces limites vont dépendre du type de dépenses mais aussi du lieu du déplacement professionnel. Vous pouvez retrouver les barèmes directement ici.

Les politiques de dépenses des entreprises et donc implicitement de remboursement des frais de déplacement professionnel tendent à devenir de plus en plus strictes. Cela passe également par la mise en place de politiques de voyages pour encadrer les dépenses de déplacements des collaborateurs.

Vous pouvez également découvrir nos conseils pour économiser sur vos futurs déplacements professionnels ici.

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