11 conseils utiles pour organiser son déplacement professionnel à l’étranger

sac et passeport pour voyage d'affaires

Vous vous demandez comment organiser un déplacement professionnel?

Saviez-vous que 33% des voyageurs se déclarent davantage stressés après un déplacement pro?

Alors que voyager représente encore une opportunité incroyable de développer son business, mal organiser un déplacement professionnel peut amener à un stress accru, voire même gâcher la raison initiale du déplacement: rencontrer des partenaires ou des collègues dans les meilleures conditions.

Les chiffres ne mentent pas.

Si vous voulez devenir un voyageur hors pair, capable de sillonner les océans et de représenter mieux que personne votre entreprise, il vous faudra passer par la case organisation.

En quelques étapes simples préalable au voyage, vous pouvez vous éviter un grand nombre de stress et profiter pleinement de votre déplacement. Vous devez vous dire “‘OK, mais par où commencer?’

Voici une liste de quelques astuces éprouvées qui pourront (on l’espère!) vous changer la vie.

Dans cert article, je vais vous expliquer exactement comment préparer votre voyage d’affaires.

En fait, ce sont des astuces que des voyageurs d’Okarito m’ont raconté ou qu’ils ont mis en place après avoir eu des soucis. Et c’est comme ça qu’ils font pour signer des dizaines de clients à l’international et pour promouvoir leur marque dans des dizaines de pays.

  1. Avant le départ
  2. Au moment du checkin
  3. Départ de chez vous et trajet en avion
  4. Une fois sur place
  5. Les documents à ne pas oublier (checklist)
  6. Epargnez-vous les galères au retour
  7. Evitez les dépenses inutiles
  8. Adaptez-vous au pays dans lequel vous vous rendez
  9. N’oubliez pas de représenter votre entreprise
  10. Prévoyez votre absence au bureau
  11. Sollicitez une agence de voyage d’affaires si vous avez fréquemment des trajets complexes

C’est parti.

Mais avant cela, je voulais dire un petit mot sur Okarito, notre solution de gestion des voyages d’affaires: nous mettons à la disposition de nos clients une plateforme de réservation moderne qui leur permet de réserver avion, train, hôtel et de tout centraliser au sein de la même plateforme.

Nous simplifions la facturation, et évitons que les voyageurs n’aient à avancer les frais de leurs réservations. Enfin, nous apportons un service client de qualité, 24h/24 et 7 jours sur 7, dédié à nos voyageurs. En cas d’imprévu (malgré la préparation!), cela peut tout changer.

Comment organiser un déplacement professionnel à l’étranger?

1- Avant le départ

Pour commencer, le plus important est de ne jamais être bloqué à l’étranger sans vos papiers, ou au moins une copie. C’est pour cela que je vous recommande de scanner MAINTENANT votre passeport et de l’uploader dans un Drive ou une Dropbox. Vous pouvez également vous l’envoyer à vous même par email.

Ensuite, je vous recommande de regarder la date d’expiration de votre passeport, et de mettre dans votre calendrier une alerte 1 an avant son expiration, pour penser à le renouveler. Certains pays (la plupart en fait) interdisent l’accès de leur territoire aux voyageurs qui ne possèdent pas de passeport valide au moins 6 mois après votre date de retour.

A Taïwan par exemple, si votre passeport n’a pas 6 mois de validité après votre date de départ du pays, on vous empêchera de rentrer sur le territoire, et vous devrez obtenir un visa, alors que vous serez bloqué en zone de transferts de l’aéroport. Je l’ai déjà fait et je ne vous le recommande pas!

Votre passeport peut mettre jusqu’à 2 mois pour être renouvelé (le plus souvent 4 semaines pour un passeport biométrique): je vous recommande de lancer la procédure 1 an avant son expiration pour être sûr. Certains de nos voyageurs, après avoir perdu leur passeport en ont fait refaire un, et ont ensuite retrouvé le premier: une aubaine pour les voyageurs fréquents.

Un simple mot à propos des passeports d’urgence: si vous vous rendez compte que votre passeport est expiré au moment du départ, vous pouvez toujours faire une demande de passeport d’urgence. Accompagnée d’un courrier de votre employeur, cette demande devrait être acceptée. La procédure prend alors 24 à 48 heures (la durée s’allonge avant les vacances scolaires et peut varier en fonction de votre département). Ce passeport sera à lecture optique (pas biométrique: vous devrez en refaire un pour éviter la queue dans les aéroports par exemple). Vous ne pourrez donc pas vous rendre aux Etats-Unis sans visa.

⚠️ Attention, cela est également valable pour les escales aux Etats Unis.

Une fois la date de votre rendez-vous fixée, vérifiez immédiatement que vous n’aurez pas besoin d’un visa. Si c’est le cas, faites-en la demande immédiatement: le timing peut être long et cela peut causer des déconvenues. Si vous n’avez pas le temps, des agences spécialisées et connues des ambassades peuvent s’en occuper pour vous.

Votre permis de conduire est valable pour l’ensemble de l’UE. Dans certains pays, on peut vous demander un permis international (toujours accompagné de votre permis national). Renseignez-vous si vous comptez louer une voiture sur place.

2- Au moment du checkin

Il est impératif de faire votre checkin en ligne à son ouverture: mettez-vous une alarme lors de la réservation pour vous souvenir de son ouverture (l’événement est ajouté automatiquement au calendrier des utilisateurs qui réservent sur Okarito).

Pourquoi faire son checkin dès l’ouverture?

Parce que la compagnie aérienne va probablement vous proposer de choisir votre siège, et vous proposer d’autres options (extra leg room…). Vous pourrez également tout vérifier de votre réservation (horaires, terminaux) sur votre ordinateur. Si quelqu’un s’occupe de votre checkin, n’oubliez pas de lui communiquer votre préférence en termes de sièges et de lui communiquer votre numéro de passeport.

Vous aurez aussi l’opportunité d’upgrader vos trajets en Premium Economy à un prix réduit si il reste des places par exemple.

Enfin, certaines compagnies (Ryanair et Wizzair notamment) imposent des pénalités aux voyageurs qui n’ont pas fait leur checkin en ligne et ne disposent pas de leur boarding pass imprimé ou sur l’application mobile de la compagnie. Ces pénalités importantes (jusqu’à 50 euros) sont extrêmement frustrantes.

Le moment du checkin peut aussi être un bon moment pour vérifier la météo sur place et adapter les vêtements que l’on emporte: évitons le col roulé par 40 degrés!

Il est aussi toujours malin d’avoir un k-way et un pull additionnel dans sa valise pour parer aux imprévus et éviter le rhume qui rend votre accent anglais incompréhensible!

N’hésitez pas à imprimer vos documents si vous n’êtes pas serein quant à la batterie de votre téléphone. Si vous pouvez l’éviter, c’est toujours mieux!

3- Départ de chez vous et trajet en avion

Que vous commandiez un taxi ou que vous vous rendiez à l’aéroport en transports en commun, prenez de l’avance pour pouvoir vous détendre pendant le trajet. Vérifiez avant le départ dans quel terminal vous vous rendez, pour ne pas avoir à le chercher dans les transports.

L’application que l’on préfère chez Okarito pour avoir des updates en temps réel est flightstats qui à partir d’un numéro de vol et d’une date vous donne les mises à jour précises sur le terminal, l’heure prévue de décollage et la porte de laquelle part votre vol.

C’est toujours mieux que de devoir rester planté devant les panneaux de l’aéroport sans pouvoir s’asseoir!

Une fois à l’aéroport, dirigez-vous immédiatement vers les contrôles de sécurité: une fois ceux-ci passés, vous pourrez finalement vous détendre. C’est là que pourrait potentiellement se situer l’attente, vous avez intérêt à les mettre derrière vous (et les bons restaurants et cafés sont plus souvent derrière les contrôles!)

Une fois derrière les contrôles, dirigez-vous vers votre porte pour la localiser. Vous ne serrez pas obligé d’y rester une fois trouvée mais il peut être important d’identifier où exactement se trouve la porte. A Orly par exemple, 3 portes doivent être rejointes en navette et se situent à 5 minutes environ du terminal principal.

Dès que vous aurez localisé votre porte, vous pourrez aller prendre un café si le coeur vous en dit. Cela peut également être le moment idéal pour préparer votre arrivée sur place (télécharger la carte Google Maps de la ville de destination en version hors-ligne), visiter le profil LinkedIn de vos interlocuteurs locaux pour leur rappeler que vous arrivez prochainement, ou bien relire les échanges que vous avez pu avoir avec eux.

4- Prévoyez à l’avance vos déplacements sur place.

Nous vous recommandons de préparer vos déplacements sur place, et de les localiser sur une carte: si vous avez un rendez-vous puis un dîner autre part, réfléchissez à l’avance à comment vous souhaitez vous y rendre. Un bon réflexe peut être de réserver commander à l’avance votre taxi ou louer une voiture pour être certain de ne pas arriver en retard à votre rendez-vous.

N’oubliez pas de prendre en compte le décalage horaire et les embouteillages à votre arrivée. Vous pouvez vous renseigner sur votre téléphone sur des applications comme Waze qui saura vous indiquer à l’avance l’état du trafic sur tel ou tel itinéraire.

Si vous ne maîtrisez pas la langue du pays dans lequel vous vous situez, vous avez intérêt à noter sur un papier ou sur une note dans votre smartphone la liste des lieux dans lesquels vous devez vous rendre pour pouvoir la présenter au taxi sans problème d’incompréhension.

5 – Les documents à ne pas oublier (checklist)

Quels documents faut-il prendre en déplacement professionnel ?

  • Passeport (ou carte d’identité si vous voyagez au sein de l’espace Schenghen)
  • Votre boarding pass
  • Cartes de visite
  • Flyer ou produits de démo
  • Eventuelles ordonnances de médicaments que vous prenez

6- Epargnez-vous les problèmes au retour

Un petit nombre de bonnes habitudes en déplacement peut vous éviter beaucoup d’ennuis une fois de retour. Ces habitudes, ce sont celles des voyageurs expérimentés qui savent qu’ils veulent être efficaces le jour de leur retour au travail.

Par exemple

Quelles astuces pour un déplacement professionnel réussi?

  • Gardez avec vous une petite enveloppe dans votre cartable ou dans votre sac à main et mettez-y tous vos reçus de paiement et vos factures: cela rendra la déclaration de vos notes de frais au retour beaucoup plus simple. Ne jetez rien! Vous ferez le tri une fois au retour.
  • Emportez avec vous un petit cahier que vous pourrez emmener avec vous pour prendre des notes: si vous avez un problème de batterie ou de wifi, vous pourrez toujours vous rabattre sur votre carnet et rien ne passera à la trappe.
  • N’oubliez pas de bien communiquer avec vos équipes restées au bureau, notamment sur les heures où vous êtes disponible ou pas / sur votre capacité à répondre à vos emails ou à être sollicité sur des sujets.

7- Evitez les dépenses inutiles

1/ Le roaming

Le roaming, ou itinérance des données mobiles (utilisation d’Internet sur votre mobile à l’étranger) est gratuit en Europe: rien besoin de faire. Hors d’Europe, il faut se renseigner en amont.

En effet, activer les données mobiles sur votre smartphone en déplacement peut vite coûter plusieurs dizaines, voire centaines d’euros!

Il s’agit donc d’éviter ces dépenses inutiles.

Comment éviter une facture de données mobiles à l’étranger démesurée?

  1. Faire le point avec votre employeur sur la consommation de ces données mobiles à l’étranger: si vos déplacements sont amenés à se multiplier, peut-être l’entreprise souhaite-t-elle investir dans un forfait international?
  2. Désactiver vos données en itinérance. Tutoriel pour iPhone ici et Android ici.
  3. Si votre déplacement professionnel s’étale sur plusieurs jours, penser à investir dans une carte SIM locale avec du crédit prépayé, et communiquer ce numéro à vos équipes et vos contacts sur place.
  4. Privilégier le Wifi dans les hôtels ou les cafés

Si vous montrez à votre employeur que vous êtes consciencieux et organisé avant le départ de votre premier déplacement professionnel, il ne pourra que vous faire davantage confiance! Au contraire, vous n’avez pas envie de rentrer au bureau après votre premier déplacement pro avec une facture de 300 euros que vous auriez pu éviter, et que vous allez devoir justifier!

2/ Les frais de change

En moyenne à l’étranger (hors Europe), les retraits sont majorés de 3,20€ et d’une commission de 2.5% du montant retiré, ce qui peut vite s’avérer cher.

Par exemple en Amérique Latine, où votre carte bleue n’est pas acceptée partout, si vous tirez 100€/jour pendant 5 jours, la facture s’élèvera à environ 30€ (ce qui reste raisonnable, mais représente une augmentation de 6% du montant dépensé).

Gardez à l’esprit qu’il vaut mieux changer des devises avant votre déplacement professionnel. En effet, vous allez être amené à effectuer des dépenses dès votre descente de l’avion (café, taxi…). Les bureaux de change à l’aéroport pratiquent souvent des taux de change nettement supérieurs à ceux pratiqués en ville.

L’astuce?

Partager un pot commun de monnaie avec vos collègues, où chacun ramène l’excédent de monnaie échangée lors de son précédent voyage. Vous aurez ainsi pile ce qu’il vous faut pour vous rendre en ville, et échanger de l’argent dans un bureau de change au taux de change plus abordable. Il faudra penser à ramener un peu de monnaie pour votre prochain déplacement pro, ou celui de vos collègues!

Cette organisation collective est la meilleur manière de préparer son déplacement professionnel!

8- Adaptez-vous au pays dans lequel vous vous rendez

Nous ne pouvons que trop vous recommander de lire sur la culture, ou de parler à des collègues qui se sont déjà rendus dans ce pays.

Lire les premières et dernières page du Routard est souvent extrêmement intéressant sur la culture locale, l’histoire du pays, la cuisine locale. Montrer une vraie ouverture culturelle est un atout, et vous permettra de rompre la glace avec vos interlocuteurs locaux.

9- N’oubliez pas de représenter votre entreprise

Ce point ne rentre pas vraiment dans la réponse à “comment organiser son déplacement professionnel”, mais nous avons pensé qu’il serait judicieux de le rajouter!

N’oubliez pas les documents, comme les flyers ou les cartes de visite qui vous permettront de représenter votre entreprise. Avez-vous pensé à les traduire pour vos interlocuteurs locaux?

Il est aussi important de bien présenter, quoi que vous fassiez. Par exemple, nous vous recommandons d’être en costume ou au moins en chemise dans l’avion: certains vols sont souvent fréquentés par des voyageurs d’affaires comme vous qui pourraient s’avérer devenir des clients ou des partenaires!

Nous ne comptons plus le nombre de fois où un voyageur Okarito a fait une rencontre décisive dans l’avion!

10- Prévoyez votre absence au bureau

Une des premières choses à prévoir est d’écrire un email d’absence précisant combien de temps vous serez injoignable par email ou à quelle fréquence vous vérifierez vos emails. Donnez également le contact dee quelqu’un dans l’entreprise qui pourra prendre le relais sur les sujets urgents.

Ensuite, il est important que vos équipes soient au clair sur leurs tâches et ce que vous attendez d’elles pendant votre déplacement. N’hésitez pas à faire une réunion d’équipe la veille de votre départ pour faire le point sur ce que vous attendez d’eux, et donnez leur des opportunités de vous contacter pendant votre déplacement pour faire des points d’étapes. Leur donner des plages horaires où vous vous forcerez d’être disponible peut être une super option.

Par exemple, si vous êtes en déplacement à San Francisco, proposez leur un rendez-vous au téléphone tous les jours de 10 minutes le soir à 19h: il sera tôt le matin pour vous et vous pourrez commencer la journée en savant que votre équipe n’est pas bloquée et peut avancer sans vous.

11- Sollicitez une agence de voyage d’affaires si vous avez fréquemment des trajets complexes

Si vous avez fréquemment des trajets complexes à organiser (multiples destinations, nombreux hôtels à réserver) vous avez intérêt à vous tourner vers des professionnels qui vous feront économiser du temps et de l’argent.

Vous pouvez lire ici notre article sur la différence entre agence de voyage traditionnelle et en ligne ou découvrir les 8 meilleures solutions de voyages d’affaires.

Nous serions également ravis de vous présenter Okarito, notre solution de gestion des déplacements professionnels. Nous avons réuni les meilleurs tarifs au sein d’une interface propre et épurée. Nous évitons les notes de frais, améliorons la collaboration entre équipes et permettons aux voyageurs de se concentrer sur leur déplacement, grâce à un support voyageur 24/7 prêt à les assister en cas de problème pendant leur déplacement.

Découvrez Okarito, solution gratuite de réservation des voyages d'affaires.

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