Comment calculer vos frais de déplacement professionnel ?

Étape cruciale dans le remboursement des dépenses que vous avancez lors d’un voyage d’affaire, nous allons vous expliquer dans cet article comment calculer vos frais de déplacement professionnel.

L’activité économique du pays redémarre doucement. De nombreux changements dans la manière de travailler ont émergé durant la crise du Covid-19. L’annulation ou le report de la majorité des voyages d’affaire et la généralisation du recours au télétravail en font partie. Cependant pour un certain nombre d’activité, les voyages d’affaire doivent reprendre prochainement.

Les dépenses avancées par un salarié lors d’un voyage d’affaire doivent être remboursées par son employeur selon certaines modalités. Or la déclaration des notes de frais s’avère être un vrai casse-tête pour les voyageurs dans de nombreuses entreprises. En effet, il faut d’abord identifier quels sont les frais remboursables puis aller à la chasse aux justificatifs. Cela peut vite devenir un vrai problème pour le voyageur en cas d’erreur de calcul ou de perte d’un justificatif.

Okarito est une plateforme de gestion des déplacements professionnels permettant de centraliser l’ensemble de vos réservations. Nous facilitons le remboursement des frais de déplacement de nos utilisateurs en leur envoyant une facture reprenant toutes leurs dépenses de transport et d’hôtel à chaque fin de mois. Grâce à cela, adieu la chasse aux justificatifs !

Nous avons écrit cet article afin d’aider tous les futurs voyageurs d’affaire à déclarer leurs notes de frais. Pour comprendre comment calculer vos frais de déplacement professionnel, il faut savoir que des règles de calcul différentes s’appliquent selon le type de frais :

  • Frais de transport
  • Frais d’hébergement et de repas

Comment calculer vos frais de déplacement professionnel – frais de transport ?

Les frais de transport remboursables concernent les frais d’aller-retour et les frais de déplacements professionnels sur place dans le cadre d’un voyage d’affaire. Le montant remboursable de ces frais dépend du mode du transport utilisé, qu’il soit public ou personnel.

Les modes de transports publics regroupent :

  • L’avion
  • Le train
  • Le bus
  • La location de voiture
  • Les taxis

Tous ces frais (plus ceux de péage et de stationnement concernant la location de voiture) sont remboursables par votre employeur à hauteur de 100%. Cependant, ils doivent respecter la politique de voyage de votre entreprise et vous devez obligatoirement présenter des justificatifs originaux.

Si vous utilisez votre véhicule personnel lors d’un déplacement professionnel, votre employeur doit vous verser des indemnités kilométriques en respectant un barème public. Celui-ci est publié chaque année par l’ État et prend en compte la puissance fiscale du véhicule ainsi que la distance parcourue durant l’année à titre professionnel. Pour obtenir le remboursement de votre employeur, vous devez obligatoirement fournir les éléments suivants :

  • La distance parcourue à chaque déplacement, son motif et sa date
  • La carte grise de votre véhicule
  • Le total des frais kilométriques calculé selon le barème en vigueur

Vous pouvez trouver le barème kilométrique en vigueur pour l’année 2020 ici.

Comment calculer vos frais de déplacement professionnel – frais d’hébergement et de repas ?

Les gestions des frais d’hébergement et de repas lors d’un voyage d’affaire sont similaires. Ceux-ci sont pris en charge par votre employeur dans le cadre d’un déplacement professionnel situé à au moins 50km de votre domicile et si les transports en commun ne vous permettent pas de parcourir ce trajet en moins d’1h30. On parle alors de « grand déplacement » selon l’URSSAF.

Le mode de gestion de ces frais dépend de l’organisation de votre entreprise. Il existe 3 possibilités :

  • Vous pouvez utiliser une carte corporate pour régler ces frais
  • Votre employeur vous verse une enveloppe forfaitaire, qui doit respecter un barème en vigueur que vous pouvez trouver ici pour l’année 2020
  • Vous avancez vous-même ces frais et votre employeur vous rembourse ensuite l’intégralité. Attention leur montant doit respecter la politique de voyage de votre entreprise !

Peu importe le cas de figure dans lequel vous vous situez, vous avez l’obligation de fournir un justificatif.

Juste un petit rappel pour terminer : n’oubliez pas de vous munir de votre ordre de mission lors d’un déplacement professionnel hors France métropolitaine ! Autrement celui-ci pourrait être considéré comme un déplacement privé.

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