5 astuces pour améliorer sa gestion des déplacements professionnels

Conseils pour améliorer sa gestion des déplacements professionnels

Dans cet article, nous allons vous donner 5 astuces actionnables aujourd’hui pour améliorer votre gestion des déplacements professionnels.

Chez Okarito, nous aidons les entreprises à optimiser leurs déplacements avec notre plateforme dédiée, et nous avons aidé des centaines d’entreprises à mettre de l’ordre dans leur gestion et faire des économies.

Actuellement, la réduction des coûts est un impératif majeur pour de nombreuses entreprises. Cela passe par une réduction des dépenses mais aussi un gain de temps dans la gestion de certains sujets.


Améliorer sa gestion des déplacements professionnels est un sujet crucial. Ils représentent des occasions uniques pour rencontrer ou fidéliser des clients, fournisseurs… Cependant, ils constituent une source de dépenses importantes (deuxième source de dépense actionnable dans les entreprises).


En moyenne, les entreprises utilisatrices de notre plateforme constatent un gain de près de 2 journées par mois et 20% d’économies sur leur budget voyages.
Forts de notre expérience de ces dernières années et des multiples retours de nos utilisateurs, voici nos 5 astuces pour améliorer la gestion des déplacements professionnels.

  1. Planifier vos déplacements
  2. Ne pas négliger les frais indirects
  3. Centraliser vos réservations
  4. Contrôler les dépenses de vos collaborateurs
  5. Comprendre vos collaborateurs

A l’instar de nombreux projets, le maître mot pour un déplacement professionnel réussi réside dans sa bonne organisation. Il est important de respecter plusieurs points pour cela.

L’objectif est de réduire le temps du déplacement au maximum. Plus il sera court, moins il engendrera de frais et plus vite le collaborateur pourra reprendre ses fonctions.
Ainsi, il est primordial d’optimiser vos déplacements dans les moindres détails et, dans la mesure du possible, en amont de votre voyage.

Comment améliorer ma gestion des déplacements professionnels ?

Améliorer la gestion de vos déplacements professionnels passe par plusieurs étapes facilement applicables dans votre entreprise. Par exemple: mieux anticiper, mettre en place une politique voyage accessible par tous, ne pas négliger les frais indirects et centraliser les réservations dans un outil comme Okarito.

Une meilleur gestion des déplacements professionnels passe par une meilleure planification

Anticiper ses réservations

Lorsque c’est possible, cela passe par une anticipation de vos réservations. En effet, plus vous réservez tôt vos différents trajets, plus vous bénéficierez de tarifs avantageux.

Si vos voyages comportent de l’incertitude, optez pour des tarifs annulables ou modifiables.
Certes, cela engendre un coût supplémentaire mais il vous permettra d’avoir plus de marge si le déplacement venait à être annulé ou déplacé. Vous pouvez également souscrire à une assurance annulation. Les conditions varient selon les assureurs, veillez donc à bien vous renseigner à ce sujet.  

Le but étant d’occuper au mieux le peu de temps que vous passerez en déplacement, il vous faudra prioriser les rencontres avec les personnes que vous souhaitez voir. Les créneaux les plus longs seront réservés à la visite de clients, fournisseurs importants. Ils pourront faire l’objet d’un déplacement dans ses locaux pour une demi-journée voire une journée entière.
Les repas pourront être mis à profit pour planifier des rendez-vous supplémentaires.

Concevoir un agenda dense mais réaliste

Une fois ce travail effectué, il faudra concevoir un agenda à la fois dense et réaliste. Le collaborateur doit rentabiliser au maximum son temps passé sur place. Cependant, il est important veiller à son confort personnel également.

Le choix de vos différentes réservations doit être pensé le plus astucieusement possible. Sur place, il faudra que votre temps soit optimisé le plus possible. Il faut penser à réserver un hôtel à proximité de vos rendez-vous pour diminuer votre temps de trajet. Vous gagnerez ainsi de précieuses minutes.

Ne pas négliger les frais indirects est critique pour mieux gérer vos voyages d’affaires

Lorsque les entreprises élaborent leurs budgets pour les déplacements professionnels, elles ont tendance à ne prendre en compte que les frais directs. Ils comprennent toutes les dépenses liées aux frais de transport, d’hébergement, de restauration… Certes, il s’agit de la source de dépenses principales liée aux voyages d’affaires. Cependant, la facture totale liée aux voyages d’affaires n’est pas composée que de ces frais. Il existe de nombreux coûts indirects liés à la gestion des déplacements professionnels.

La gestion de la facturation, de la comptabilisation, des notes de frais, des imprévus sont autant d’activités très chronophages. Elles sont donc coûteuses pour votre société. De plus, elles sont rarement maîtrisées. Par exemple, il est souvent difficile de mettre la main sur toutes les factures de vos voyageurs.
Pour limiter au maximum l’importance de ces frais, des solutions ont été développées pour faciliter cette gestion de la facturation et des notes de frais.


Elles vous permettent de gagner un temps précieux qui pourra être utilisé pour d’autres tâches plus pertinentes.

Centraliser toutes vos réservations va vous permettre de gagner en visibilité: une première étape vers une gestion améliorée des déplacements pro

Vous avez pu en faire la malheureuse expérience ces dernières semaines, annuler un voyage devient rapidement un supplice en période de saturation des call centers des compagnies aériennes. En effet, ces-derniers rallongent considérablement les temps d’attente au téléphone pour les joindre voire deviennent injoignables.
Vous ne souhaitez pas perdre l’argent dépensé pour cette réservation mais vous ne souhaitez pas non plus perdre des heures précieuses de travail, il ne vous reste donc qu’une solution : être assisté par une agence de voyage qui gèrera ses démarches pour vous.

Certes, cette démarche peut vous occasionner des frais ou non selon les tarifications des différentes agences. Cependant, une agence vous permettra de gagner de précieuses heures que vous pourrez consacrer à une tâche à plus haute valeur ajoutée et tous ces frais seront donc bien rentabilisés.
De plus, ces dernières années, de nombreuses solutions ont été développées pour améliorer la gestion de vos déplacements professionnels. Voici notre sélection des 8 solutions les plus pertinentes pour les voyageurs d’affaires.

Contrôler vos dépenses

Pour garantir de l’autonomie à vos collaborateurs dans leurs réservations tout en gardant un contrôle sur leurs dépenses, beaucoup d’entreprises définissent des politiques de voyages d’entreprise (PVE).
Ces politiques permettent de rester dans le cadre budgétaire fixé par la direction financière et de limiter les abus de certains salariés.

Elles peuvent varier en fonction des équipes concernées mais aussi des niveaux postes. Il est primordial que les conditions de cette politique soient les plus claires et les plus transparentes possibles pour les collaborateurs. Cela permet une meilleure acceptation et un meilleur respect de cette politique par la suite.

Pour rendre ces politiques de voyage efficaces, il faut un contrôle systématique de chaque réservation pour vérifier si elle rentre ou non dans le budget fixé.

Cependant, l’idée n’est pas de surcharger les responsables avec les demandes de validation de leurs collaborateurs. Cela supprimerait les bénéfices liés à l’utilisation d’une plateforme commune pour toutes les réservations des collaborateurs. 

Ainsi, Okarito propose de définir des politiques de voyages avec différents niveaux de validation qui visent à réduire l’intervention humaine dans le processus de validation tout en assurant un contrôle budgétaire très efficace.

Mettre en place une politique de voyage efficace constitue donc une source d’économies considérable.

Comprendre vos collaborateurs

Les déplacements professionnels peuvent être assimilés de plusieurs manières par vos collaborateurs. Certains vont en tirer des aspects positifs : ils se sentent valorisés, responsabilisés voire reconnaissants de pouvoir découvrir de nouvelles villes, de nouveaux pays. D’autres vont le prendre différemment. Ils vont être stressés, anxieux…

Il est donc déterminant de bien assister vos collaborateurs dès le processus de réservation.
La mise en place d’une politique de voyage bien définie facilite cela. Pour cela, il est important de bien étudier tous les cas problématiques pour vos voyageurs avant de la définir. La consultation de vos collaborateurs est donc primordiale pour combler les besoins de la société et des voyageurs.
Pendant sa réservation, le collaborateur connaît directement les règles auxquelles il doit se soumettre. S’il se pose une question, il pourra trouver sa réponse directement dans la PVE.   

Il est très intéressant également d’analyser les données des déplacements professionnels de vos collaborateurs. Cela vous permettra d’en savoir plus sur les comportements de vos voyageurs : budget moyen, délai de réservation…

Une fois ces éléments analysés, vous pourrez ainsi perfectionner votre politique voyages.

Enfin, si les raisons évoquées précédemment ne vous ont pas convaincu, veiller sur la sécurité de ses collaborateurs est obligatoire pour un employeur. C’est ce qu’on appelle le duty of care.

C’est donc la mise en place et le respect de toutes ces mesures qui vous permettra d’améliorer votre gestion des déplacements professionnels.

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