Faut-il une agence de voyage pour déplacement professionnel ?

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Les employés peuvent être amenés à se déplacer pour des déplacements commerciaux, des conférences, des visites de fournisseurs, des réunions entre collaborateurs, des déplacements entre différents bureaux ou filiales ou mêmes pour des séminaires ou des activités de team building. Vient alors la question de si il faut passer par une agence de voyage pour un déplacement professionnel.

Pourquoi passer par une agence de voyage pour déplacements professionnels?

Une agence de voyage experte en séjours professionnels va vous permettre de gagner du temps, de la visibilité et du contrôle sur l’ensemble de vos dépenses. L’agence est également un partenaire de confiance en cas d’imprévu, elle assure une sécurité totale de vos collaborateurs.

1. Gagnez du temps

Dans une entreprise, le temps de vos employés est une ressource rare. Afin de garder une productivité élevé, il est important de les libérer des taches chronophages et non-productrices de valeur pour votre activité.

L’organisation d’un voyages d’affaires fait partie de ces tâches. Expedia a récemment montré qu’une personne pouvait visiter jusqu’à 38 sites avant de réserver un séjour. En donnant accès à vos collaborateurs à une plateforme pensée pour les déplacements professionnels, vous leur permettez un gain de temps considérable. La meilleure offre leur est immédiatement proposée et ils n’ont plus à comparer entre plusieurs sites.

A la suite du voyage, le collaborateur n’aura plus besoin également de traiter ses notes de frais. L’agence de voyage vous permet de centraliser votre comptabilité et d’unifier vos paiements. Le voyageur n’a plus à chercher les factures de ses déplacements. Une facture est automatiquement envoyé à votre entreprise.

2. Gagnez en visibilité

En centralisant l’ensemble de vos réservations sur une même plateforme de gestion des déplacements professionnels, vous gagnez une visibilité complète sur les dépenses effectuées par vos équipes.

Vous pouvez ainsi suivre facilement vos budgets et repérer d’éventuels abus. La centralisation des dépenses vous permet également une analyse fine en se basant sur des codes projets ou centres de coûts.

3. Gagnez en contrôle

En passant par une agence de voyage, vous allez pouvoir mettre en place très facilement une politique voyage.

Le tourisme d’affaires peut rapidement représenter un budget important pour votre entreprise et les pertes d’économies sont nombreuses. En définissant des règles précises sur votre plateforme de gestion des voyages, vous permettez à votre collaborateur de se diriger vers des choix économes tout en évitant les abus de certains.

Ce contrôle est beaucoup plus difficile à mettre en place en laissant votre collaborateur réserver par lui même sur des sites de tourisme. En traitant les notes de frais, vous ne pourrez pas vous rendre facilement du respect ou non de la politique voyage.

4. Gagnez en sécurité

Le principe de Duty of Care est fondamental dans la gestion des vos déplacements professionnels. En tant qu’entreprise, vous devez garantir le bien-être et la sécurité de vos voyageurs. En passant par une agence de voyage, vous leur offrez un service client 24/7 extrêmement réactif qui pourra l’assister dans toutes ses modifications et annulations. En cas d’imprévu ou de situation à risque, votre collaborateur aura les ressources et l’expérience nécessaire à disposition pour organiser un rapatriement rapidement.

Okarito est là pour vous accompagner

Il est donc évident que vous devez passer par une agence de voyage pour un déplacement professionnel. Okarito est une plateforme de réservation en ligne dédiée 100% aux professionnels. Nous cherchons à combiner le meilleur des mondes en apportant des tarifs attractifs dans une plateforme en ligne, tout en supprimant les avances de frais et en permettant aux dirigeants de suivre et de gérer tous les déplacements de leurs équipes. Okarito est gratuit: vous n’avez qu’à l’essayer pour votre prochaine réservation!

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