5 conseils pour économiser sur vos déplacements professionnels

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Dans un contexte où l’internationalisation de l’activité des entreprises françaises n’a jamais été aussi importante, effectuer des économies sur les déplacements professionnels revêt un caractère capital pour les entreprises.

En 2013, une étude menée par le cabinet Hermes Consulting pour le compte du fournisseur Amadeus sur les déplacements professionnels « Corporate Management Travel in Western Europe » mettait déjà en avant certains chiffres éloquents. Elle se base sur l’analyse de politiques de voyages d’entreprises européennes.

Cette étude souligne que plus de 60% des sociétés interrogées souhaitaient diminuer de 25% leurs dépenses voyages. Le constat fréquemment mis en avant dans cette étude est que « la plupart des travel managers n’ont pas de stratégie claire sur la manière de réduire leurs coûts et manquent de visibilité sur leurs dépenses voyages ». Ce constat est toujours d’actualité. Pour effectuer des économies, il existe donc plusieurs astuces.

Favoriser les solutions offrant les inventaires les plus complets

Pour effectuer ses réservations de déplacements professionnels, il existe plusieurs solutions. Les deux plus utilisées sont les agences de voyages traditionnelles et les sites de tourisme. Cependant, une nouvelle solution se développe actuellement : les nouvelles agences de voyage numériques comme Okarito qui proposent une plateforme unique.

La clé pour obtenir les tarifs les plus avantageux aussi bien pour les vols que pour les chambres d’hôtels est de choisir parmi l’inventaire le plus complet possible. Un inventaire est dit complet lorsqu’il propose le plus d’options possibles, ici des vols ou des chambres d’hôtels.

Les agences de voyage traditionnelles présentent un inventaire beaucoup moins complet que les sites de tourisme. Cela permet d’expliquer le prix plus élevé des billets achetés auprès des agences.

De plus, pour réserver leurs hébergements, la majorité des entreprises ont tendance à se concentrer sur les chaînes hôtelières classiques qui n’hésitent pas à gonfler leurs prix en raison de la forte demande.

Ainsi, de nombreux hôtels indépendants de bon standing sont souvent laissés de côté alors qu’ils présentent un niveau de services largement à la hauteur et un prix pratiquement toujours inférieur à celui d’un hôtel d’une chaîne classique à nombre d’étoiles et localisation équivalents.

Opter pour une solution vous offrant l’inventaire le plus complet possible de vols et d’hôtels vous permettra systématiquement de trouver les prix les plus bas.

Faire attention aux frais cachés

La majorité des agences de voyages facturent souvent de nombreux frais : de réservation, de modification, d’annulation… Ces frais pourraient être facilement évités en utilisant une autre solution. Par ailleurs, le temps consacré aux différents échanges avec les agences pour finaliser vos déplacements constitue une perte de productivité non négligeable pour vos collaborateurs.

Le modèle de réservation par l’intermédiaire d’agences de voyages traditionnelles génère donc des dépenses évitables pour vos déplacements professionnels. Il est ainsi préférable d’opter pour une autre solution si vous souhaitez effectuer des économies.

Deux choix présentant des inventaires suffisamment complets et sans frais additionnels s’offrent à vous : les sites de tourisme et les nouvelles agences numériques qui centralisent toutes les réservations de déplacements professionnels sur une seule plateforme comme Okarito.

Rationaliser l’organisation de vos déplacements professionnels

Pour effectuer le plus d’économies, vous devez ainsi choisir la solution la plus efficace.

Organiser vos voyages d’affaires en interne permet certes d’économiser les frais d’agence mais entraîne une charge de travail conséquente pour les salariés concernés par ces tâches.

Les heures perdues en fin de mois pour récupérer toutes les factures de réservations de vols, de chambres d’hôtels auprès des salariés sont autant d’heures perdues pour avancer sur d’autre tâches.

En effet, en réservant sur les sites de tourisme, on s’aperçoit que les salariés ne reçoivent pas automatiquement de factures. Les montants entre les débits bancaires entre les factures émises peuvent également varier. De plus, il est difficile d’agréger par centres de coûts les dépenses liées aux mêmes clients.

La gestion comptable de vos déplacements professionnels est donc très chronophage et source d’une perte de productivité pour vos équipes.

La plateforme développée par Okarito permet une centralisation de la comptabilité en émettant une facture unique en fin de mois qui regroupe tous les déplacements du mois. Elle peut également fait apparaître des codes analytiques pour mettre en évidence les centres de coûts.

Cela entraîne un gain de temps considérable et donc de productivité.

Enfin, des solutions existent également pour réduire vos frais et gagner du temps lors des déplacements professionnels. Ector, par exemple, propose à sa clientèle business un service de voiturier en gare et aéroport qui prend en charge leur véhicule personnel (ou de fonction) pendant toute la durée de leur déplacement. Simple d’utilisation et moins cher qu’un parking classique ou un taxi, ce service permet de maîtriser les déplacements et les coûts dans le respect des Politiques Voyages d’Entreprise.

Définir une politique de voyage efficace 

Définir une politique de voyage pour l’entreprise permet de rester dans le cadre budgétaire fixé par la direction financière et limite les risques d’abus par certains salariés. Il s’agit donc d’une source d’économies conséquente.

Pour rendre ces politiques de voyage efficaces, il faut un contrôle systématique de chaque réservation pour vérifier si elle rentre ou non dans le budget fixé. Cependant, ce contrôle devient vite chronophage.

Pour pallier à cela, Okarito a développé un système de validation des réservations. Si le prix de la réservation choisie est supérieur au budget fixé dans la politique de voyage alors le manager devra valider systématiquement ou non ce type de réservation. Ce système permet de rendre la politique de voyage fixé plus efficace. Elle permet aussi de limiter les abus de certains salariés à l’origine de dépenses évitables.

La mise en place d’une politique de voyage efficace est donc une source d’économies très importante. Elle peut également devenir source de productivité si son contrôle est simple.

Privilégier les vols flexibles

Par exemple, rencontrer un client, un fournisseur important ou ouvrir un bureau à l’étranger sont autant de raisons qui rendent indispensables certains déplacements professionnels internationaux.

Pour certains événements comme les salons ou les conférences, les dates sont fixes. Il n’est donc pas possible de jouer sur la flexibilité des dates pour obtenir les tarifs les plus avantageux.

Cependant, pour de nombreuses autres raisons de déplacements, la date n’est pas obligatoirement figée. Il est alors possible de profiter de la flexibilité des dates pour bénéficier de tarifs plus avantageux en raison de la faible demande à certaines dates. Il s’agit donc ici d’une nouvelle potentielle source d’économies.

Bilan : quelle solution pour réserver vos déplacements professionnels ?

Les nouvelles agences numériques à l’image d’Okarito apparaissent donc comme la solution la plus efficace pour assurer le respect du cadre budgétaire fixé mais aussi la qualité du voyage des collaborateurs.

Alors si vous voulez effectuer le plus d’économies possible sur vos futures réservations de déplacements professionnels, n’hésitez plus et réservez une démo ici.

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